10.03.2009

Schlüsselverwaltungssysteme - proxSafe Produktpalette

Warum eigentlich Schlüsselverwaltungssysteme? Ein Artikel von Dipl.-Ing. Axel Jeschke Fachartikel aus W&S 2/2009, S. 38

„Warum sollte man in Zeiten des knappen Geldes in bequeme Systeme oder Prestige-Objekte investieren?“ Solche oder ähnliche Fragen tauchen immer wieder auf, wenn das Gespräch auf elektronische Schlüsselverwaltungssysteme kommt. Das Gespräch nimmt schnell eine Wendung, wenn man sich Gedanken über die Herkunft des Wortes „Schlüssel“ macht.

Bei Wikipedia heißt es, ein „Schlüssel sei ein Gegenstand zum Öffnen eines Schlosses. Die Benutzung von Schlüsseln ist eine alte und heute noch sehr oft genutzte Methode des Einbruchschutzes sowie der Zutrittskontrolle.“ Heute gibt es nicht nur mechanische Schlüssel, sondern auch elektronische Schlüssel, die mit RFID-Technik arbeiten. RFID (Radio Frequency Identification) ermöglicht die automatische Erkennung und Lokalisierung von Gegenständen oder Lebewesen und erleichtert damit erheblich die Erfassung und Speicherung von Daten.

Der sichere Zutritt zu Objekten, die zuverlässige Verwaltung von Vermögen, die Protokollierung und im weiteren Sinn die Nutzung von Betriebsmitteln können heute problemlos von einer modernen Schlüsselverwaltung mit RFID-Technik unterstützt werden. Hierbei geht es nicht nur um die Schlüsselverwaltung an sich, sondern um die Sicherung jedes einzelnen Schlüssels. Jeder Schlüssel ist so viel wert wie die Werte, die er sichert. Wird beispielsweise der Schlüssel zu einem wertvollen Auto oder zu Büroräumen in einer für jeden zugänglichen Schublade aufbewahrt und kommt dieser abhanden, so fallen nicht nur erhebliche Kosten für die Wiederbeschaffung und den Austausch eines Schließsystems an - auch der hierfür aufzuwendende Zeitfaktor spielt eine große Rolle.

So wird auf der Stelle deutlich, welche Vorteile ein elektronisches Schlüsselmanagement-System bietet. Es stellt sicher, dass Schlüssel nur an berechtigte Personen ausgegeben werden und nicht unbemerkt das Haus verlassen können. Jeder Zugriff wird organisiert und protokolliert. Solange die Anzahl der Schlüssel und der Nutzer überschaubar ist, sind mechanische Systeme in der Regel ausreichend. Schlüsselboards, also mechanische Stecksysteme, die vor allem „auf Sicht setzen“ sind hier die ideale Lösung. Mit steigender Nutzerzahl und abnehmendem Vertrauen in die Sorgfalt der Schlüsselverwendung kommen bereits Schlüsselbücher oder Excel-Tabellen dazu.

Aber auch hier werden die Daten noch manuell eingetragen, wobei sich immer noch der „Unsicherheitsfaktor“ Mensch in der Prozesskette befindet. Damit ist der Kern bereits dargestellt. Es geht darum, Verantwortlichkeiten zuzuordnen, nachzuverfolgen, wer die Beule in den Firmenwagen gefahren hat und verursachergerecht die Nutzungskosten auch von Meetingräumen aufzuteilen. Heute werden die früher verwendeten kontaktbehafteten Identträger zunehmend durch RFID-gestützte Transpondertechnologien ersetzt, wie sie auch aus der Zutrittskontolle bekannt sind. Diese haben den Vorteil, wartungsfrei zu sein, da sie keiner besonderen Pflege bedürfen. Bei den aktuellen am Markt gängigen Systemen sind diese RFID-Identträger mit einer siegelgeschützten Plombe mit dem Schlüssel verbunden. Sie sind wasserdicht und aufgrund des kontaktlosen Einsatzes unbegrenzt wiederverwendbar (kein Verschleiß).

Die Benutzeridentifikation erfolgt an Terminals, die entweder mit Tastaturen ausgestattet sind oder zusätzlich über Kartenlesegeräte verfügen. Über die eindeutige Zuordnung der Schlüssel zu einem Transponder wird in nachgeschalteten Softwaresystemen die Entnahme sowie die Schlüsselrückgabe protokolliert. Je nach individuellem Bedarf können Softwarepakete als einfache Standalone-Lösungen oder komplexe netzwerkbasierte Prozessabbildungen eingesetzt werden.

Kleine Anlagen, die keine ständige Verbindung zum Computer-Netzwerk haben, können als Stand-Alone-Gerät betrieben werden. Es können aber auch beliebig viele Schlüsselsysteme von einem Server aus betrieben werden. Die Bedienoberfläche ist übersichtlich und intuitiv zu bedienen. Sie kann für jeden Benutzer individuell eingestellt und gestaltet sowie mit Berechtigungen ausgestattet werden. Moderne Schlüsselverwaltungssysteme sind modular und beliebig erweiterbar. Sie bieten offene Schnittstellen und sind mit allen am Markt gängigen Systemen kompatibel. Die Integration in bestehende Systeme ist problemlos möglich. Das System wird angeschlossen und ist sofort funktionsfähig.

Schubladen- und Fachsysteme ermöglichen die sichere Verwahrung von Schlüsseln, aber auch von Geräten, Dokumenten und anderen Dingen. Bei Autovermietungen werden Schlüssel oder auch Fahrzeugpapiere in Depotfächern abgelegt. Auch hier wird in der Regel die Rückgabe des Schlüssels protokolliert, indem nicht nur das Fach geöffnet, sondern auch der Inhalt überwacht wird, um eine Entlastung des Nutzers zu gewährleisten. Nicht nur Schlüssel können somit protokolliert entnommen und zurückgegeben werden, sondern jegliche Gegenstände, die von mehr als einer Person genutzt werden. Dazu gehören Service-Laptops in der Flugzeugwartung genauso wie der Zugriff auf PNA-Geräte oder Waffen in Justizvollzugsanstalten. Verantwortlichkeiten können zugeordnet und nachverfolgt werden. In einem weiteren Beispiel sieht man, wie über die geordnete Verwaltung des Fuhrparks die Kosten verursachergerecht direkt den entsprechenden Abteilungen zugeordnet werden können. Damit entfällt die Verteilung nach einzelnen Umlagevorgaben. Durch offene Schnittstellen bei modernen Verwaltungssystemen ist die Integration in die bestehende Zeiterfassungssoftware üblich. So kann zusätzliches Potenzial erschlossen werden, da keine weitere Software notwendig wird und die Abrechnungen bereits umgesetzt werden können.

Die Grundlage für jedes Schlüsselverwaltungs- oder auch Depotsystem ist allerdings die konkrete und präzise Prozessdefinition, die abgebildet werden soll. Erst wenn Klarheit darüber besteht, wieviel Arbeitsminuten an der Schlüsselein- und ausgabe beteiligter Mitarbeiter eingespart werden können, ist die Investitionsgrundlage gegeben. Als Beispiel soll hier die Ausgabe von z. B. 30 Schlüsseln pro Tag in einer Abteilung mit Hilfe eines Schlüsselbuches aufgezeigt werden. Die Entnahme und Rückgabe, inklusive der Zeit für das Notieren, wann wer welchen Schlüssel übernommen hat und dieser auch dafür unterschrieben hat, beträgt zwischen zwei und drei Arbeitsminuten, wenn nicht noch über das Wetter diskutiert wird. Das heißt, pro Tag werden hierfür 60 bis 90 Minuten der Arbeitszeit aufgewendet. Im Monat sind das bis zu ca. 30 wertvolle Arbeitsstunden, die effizienter genutzt werden können als mit der Schlüsselausgabe.

Die Nachverfolgung von Schlüsseln, der Missbrauch und die damit verbundene Wertminderung von Vermögen ist hier noch gar nicht einkalkuliert. Die Einsatzgebiete von moderner Schlüsselverwaltung geht also weit über das bloße Entnehmen und Ausgeben von Schlüsseln hinaus. Vielmehr steht die effiziente Nutzung vorhandener Ressourcen im Gebäudemanagement, in Logistik- und Transportabteilungen, in ambulanten Pflegediensten, Hausnotrufzentralen, Sicherheitsdienstleister im Vordergrund und ist damit integraler Bestandteil eines modernen Facility Managements.